De verplichte vertrouwenspersoon komt eraan: wat betekent dat voor u?

Van het medialandschap tot in de politieke arena: de afgelopen jaren verschenen er veel berichten in de media over verschillende vormen van grensoverschrijdend gedrag of andere ongewenste omgangsvormen op de werkvloer. Maar wat zijn nu de verplichtingen van een werkgever om een onveilige werkomgeving te voorkomen?Op grond van de Arbowetgeving en (daaruit voortvloeiende) jurisprudentie geldt er al een verplichting voor organisaties om kort gezegd zorg te dragen voor een sociaal veilige werkomgeving. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt gezien als een belangrijk onderdeel hiervan, maar nog lang niet alle organisaties beschikken hierover op dit moment.

Nieuwe wetgeving
Daarom heeft de Tweede Kamer op 23 mei 2023 een wetsvoorstel aangenomen om het aanstellen van een vertrouwenspersoon verplicht te stellen voor alle bedrijven met tien of meer werknemers. Momenteel ligt het wetsvoorstel ter goedkeuring bij de Eerste Kamer. Het wetvoorstel zal (na akkoord) gefaseerd worden ingevoerd, waarbij kleinere werkgevers (10-50 personen) een jaar de tijd krijgen om de regeling te implementeren. Grotere werkgevers (50-250 personen en 250+) moeten sneller aan de slag en krijgen respectievelijk acht en vier maanden de tijd.Als uw organisatie nog geen vertrouwenspersoon heeft, is het dus verstandig om hier alvast op voor te sorteren om op tijd aan de wetgeving te voldoen. Afgezien daarvan is er nóg een goede reden om op de korte termijn een vertrouwenspersoon aan te stellen. Een vertrouwenspersoon kan namelijk een cruciale rol spelen bij het behouden van medewerkers op deze krappe arbeidsmarkt; bijvoorbeeld door emotionele steun te bieden, conflicten te beheren en de communicatie te verbeteren.Daarom hebben wij – op basis van het wetvoorstel – in deze blog op een rijtje gezet waar u rekening mee dient te houden bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

Aanstellen vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon kan zowel intern als extern worden aangesteld. Kleinere organisaties kunnen daardoor makkelijker een vertrouwenspersoon regelen via een brancheorganisatie of arbodienst. Een andere belangrijke reden om als organisatie voor een externe vertrouwenspersoon te kiezen, is dat het voor werknemers veiliger voelt om een onafhankelijk persoon van buiten de organisatie benaderen.
De aan te stellen vertrouwenspersoon moet een zekere deskundigheid hebben. Dit kan bijvoorbeeld bereikt worden door de betreffende medewerker een opleiding tot vertrouwenspersoon te laten volgen. Er zijn nu overigens nog geen specifieke vereisten waaraan zo’n opleiding of training moet voldoen.
Bij het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon moet er ook een contract worden afgesloten tussen de vertrouwenspersoon en de organisatie.
Heeft uw organisatie een OR of personeelsvertegenwoordiging? Dan moet deze bij de procedure om een vertrouwenspersoon aan te stellen worden betrokken. Ook heeft de OR of personeelsvertegenwoordiging instemmingsrecht. Dit geldt ook voor verlenging of beëindiging van de aanstelling als vertrouwenspersoon.

Taken vertrouwenspersoon
Om ervoor te zorgen dat de vertrouwenspersoon voor de juiste dingen wordt ingezet, is het handig om te weten welke taken een vertrouwenspersoon dient te verrichten volgens het wetsvoorstel:

het begeleiden en adviseren van de werknemer die de hulp inroept van de vertrouwenspersoon en het voorzien in nazorg;
indien nodig het inschakelen van een deskundige of bemiddelaar;
het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid en het geven van advies over het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen;
het geven van voorlichting binnen de organisatie;
het jaarlijks uitbrengen van verslag over de bevindingen aan de werkgever en aan de OR of personeelsvertegenwoordiging.

Overige voorwaarden
Ten slotte zijn er nog enkele andere voorwaarden waar een organisatie rekening mee moet houden.

Een organisatie moet waarborgen dat een vertrouwenspersoon de functie goed en onafhankelijk uit kan oefenen, bijvoorbeeld door een afgesloten ruimte ter beschikking stellen waar de vertrouwenspersoon medewerkers kan ontvangen.
Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht.
Er geldt een opzegverbod en een benadelingsverbod voor een interne vertrouwenspersoon, wat inhoudt dat deze medewerker niet kan worden ontslagen of benadeeld vanwege het aannemen van zijn of haar rol als vertrouwenspersoon.
De organisatie moet de functie van vertrouwenspersoon onder de aandacht brengen bij de werknemers.

Heeft uw organisatie nog geen vertrouwenspersoon? Dan is het goed om, met deze wetgeving in het vooruitzicht, nu alvast te onderzoeken wie binnen of buiten uw organisatie de rol van vertrouwenspersoon op zich kan nemen en hoe u invulling aan de voorwaarden gaat geven.

Meer weten?
Bent u op zoek naar een externe of interne onafhankelijke, professionele en betrouwbare vertrouwenspersoon? Wij kunnen u helpen een geschikt persoon te vinden. Neem contact op met Tim Küchler via tim@a2legal.nl of 06-89 97 19 40