Privacy statement

A2 legal

Als juridische dienstverlener zijn wij gewend altijd bewust en zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Met dit privacystatement informeren wij jou, als lezer, onze opdrachtgevers, onze collega’s, onze sollicitanten, onze leveranciers en de bezoekers van onze website over het gebruik van persoonsgegevens, het doel van de verwerkingen, de beveiliging van de gegevens, je rechten als betrokkene, zoals het recht op inzage en verwijdering van je gegevens en over de mogelijke ontvangers van de gegevens. Definitie van begrippen

Dit document heeft betrekking op de dienstverlening van:

A2 legal BV;
A2 legal juristen;
A2 legal interim;
A2 legal incasso;
A2 legal advocaten;

hierna gezamenlijk te noemen: “A2 legal”.

En de dienstverlening aan:

onze opdrachtgevers afkomstig uit onder meer, groot zakelijk en MKB, onze outsourcingspartners en particulieren,

hierna gezamenlijk te noemen: “onze opdrachtgevers”.

En waar het in het onderstaande gaat om:

betrokkene(n)

Wordt bedoeld degene(n) van wie de persoonsgegevens worden verwerkt;

Algemeen
A2 legal is een dienstverlener met een breed palet aan vormen van juridische diensten. Hierdoor kunnen wij goed aansluiten op de behoeften van onze opdrachtgevers. Wij leveren kwalitatief hoogwaardige en heldere juridische diensten tegen scherpe tarieven. Bovendien bepaalt bij A2 legal de opdrachtgever op basis van welke prijsafspraken hij van onze diensten gebruik maakt. Dit kan op basis van uurtarieven, op basis van fixed fee afspraken, maar ook op basis van abonnementen en zowel op afstand als op locatie door middel van het plaatsen van interim kandidaten of door outsourcing.Om onze dienstverlening te kunnen realiseren, vragen wij onze (aankomende) opdrachtgevers ons hun gegevens te verstrekken die we verzamelen of anderszins gebruiken, met het doel hen te adviseren, (in rechte) bij te staan en/of onze dienstverlening aan hen te blijven verbeteren en deze meer en meer te laten aansluiten bij hun behoeften. Denk daarbij aan de gegevens die we nodig hebben voor de analyse van het probleem, zoals onder meer maar niet beperkt tot:a.) de gegevens van wie het betreft, onder meer werknemers, buren, managers, directies, makelaars, klanten, leveranciers, gemachtigden, huurders, verhuurders etc.,b.) gegevens die we nodig hebben voor de analyse van het probleem zelf, onder meer contracten, offertes, algemene voorwaarden, kadastergegevens, gegevens uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, gegevens over de dienstbetrekking, gegevens van de arbodienst, rechterlijke uitspraken, gegevens van het UWV, gegevens van andere gedingen etc.
c.) gegevens die we nodig hebben voor de berekening van een eventuele vordering of vergoeding (loonstroken/facturen/schade/ontslag).d.) gegevens die we nodig hebben voor de verzending van onze factuur.De categorieën van betrokkenen zijn onder meer: opdrachtgevers, hun verzekeringsnemers, hun leden, hun werknemers of overige medewerkers (zzp’ers, uitzendkrachten, payrollmedewerkers en/of overige opdrachtnemers), hun buren, hun gemachtigden, hun contractspartij(en), hun wederpartij(en) en gemachtigde(n) van de contract/wederpartij(en).Zonder de verwerking van persoonsgegevens kunnen wij onze bedrijfsactiviteiten niet uitvoeren. Persoonsgegevens zijn gegevens op basis waarvan wij de identiteit van onze opdrachtgevers kunnen herleiden zoals NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer etc. Wij verwerken de persoonsgegevens van onze opdrachtgevers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. We slaan deze gegevens op in een beveiligde externe omgeving, grotendeels in het CRM-systeem Basenet of in Otys. Met Basenet en Otys hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin Basenet en Otys verklaren van een organisatorisch en technisch passend beveiligingssysteem gebruik te maken.Met dit privacystatement informeren wij jou, als lezer van dit statement, onze opdrachtgevers, onze werknemers, onze sollicitanten, onze leveranciers en de bezoekers van onze website over het gebruik van deze persoonsgegevens, het doel van de verwerkingen, de beveiliging van de gegevens, hun rechten als betrokkene, zoals het recht op inzage en verwijdering van hun gegevens en over de mogelijke ontvangers van deze gegevens.Wij willen de privacy van onze klanten en van de gebruikers van onze website zoveel mogelijk waarborgen. Wij zien het als onze verantwoordelijkheid de privacy van alle betrokkenen te beschermen en een eerlijk, transparant beleid vast te leggen dat rekening houdt met eenieders belangen. Met dit statement vertrouwen wij erop daar voor een belangrijk deel aan bij te dragen. Als je desalniettemin vragen en/of opmerkingen hebt, klik dan HIER om je vraag te stellen of je opmerking te geven.Wij zullen de persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelen en beveiligen. Om die reden voldoen wij aan de eisen die de toepasselijke wetten en verordeningen, zoals de Telecommunicatiewet en de AVG-verordening aan de verwerking van persoonsgegevens stelt. Wij gebruiken de gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze aan ons zijn verstrekt en verwerken niet meer gegevens dan voor het doel noodzakelijk.Voor onze dienstverlening leggen wij gegevens vast die wij of ter uitvoering van een wet, of voor de uitvoering van een overeenkomst en/of voor (het optimaliseren van) onze dienstverlening en/of op grond van een (ander) gerechtvaardigd belang gebruiken. In geen geval verstrekken wij gegevens zonder toestemming aan derden.

Toepasselijkheid
Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten van A2 legal en op het bezoek van onze website. Het is dus van toepassing op alle aan ons verstrekte informatie door onze klanten direct (particulieren en contactpersonen van ondernemingen), door onze klanten ter zake gegevens van anderen zoals hierboven uiteengezet bij categorieën van betrokkenen, door sollicitanten, door onze collega’s, door bezoekers van de website, door onze leveranciers etc.Je dient je ervan bewust te zijn dat wij helaas geen verantwoordelijkheid kunnen nemen voor het privacybeleid van andere ondernemingen en/of sites en bronnen, ook niet als wij daarnaar op onze website verwijzen.

Verstrekking van persoonsgegevens is niet verplicht
A2 legal hecht eraan te benadrukken dat het voor jou, als bezoeker van de website, of als klant van A2 legal niet verplicht is je persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als jij of jouw onderneming gebruik wil maken van onze dienstverlening, hebben wij wel ten minste je NAW-gegevens nodig voor de verzending van de factuur. In het algemeen is onze dienstverlening niet mogelijk zonder ontvangst van meer gegevens, omdat wij een analyse van het probleem zullen moeten maken en daarvoor al naar gelang van het probleem een aantal documenten nodig zullen hebben. Het is een vrijwillige keuze met ons in zee te gaan en documenten aan ons te verstrekken. De klant kan de opdracht op de wijze zoals overeengekomen in de overeenkomst van opdracht of in onze algemene voorwaarden intrekken en ons vervolgens verzoeken tot vernietiging van de gegevens over te gaan.

Website
Met het begrip website verwijzen wij naar ieder gebruik van onze webpagina’s onder de domeinnaam: https://www.A2legal.nl en naar alle diensten die wij op de betreffende webpagina’s aanbieden. Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover dat nodig is om de website en de daarmee verbonden diensten beschikbaar te houden. In dit privacystatement leggen wij je uit welke gegevens wij voor welke doeleinden verwerken.

Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen gegevens over de gebruikers van de website, zoals de duur van het bezoek, het domein, het browsertype, de door jou bezochte pagina’s, welke artikelen je hebt gelezen en je IP-adres. Met deze gegevens kunnen wij je in beginsel niet identificeren, omdat je IP-adres slechts tot de naam van je provider of van je bedrijfsnetwerk leidt.Ook verzamelen wij je gegevens als je die uitdrukkelijk en vrijwillig aan ons ter beschikking hebt gesteld, bijvoorbeeld door het invullen van je e-mailadres voor ontvangst van een nieuwsbrief. Deze informatie bestaat uit slechts je e-mailadres.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij gebruiken de vrijwillig door jou in het nieuwsbriefaanmeldbalkje verstrekte mailadres om onze nieuwsbrief aan je te kunnen versturen. Je kunt aanmelding te allen tijde eenvoudig intrekken. Wij zullen dan je e-mailadres van de lijst verwijderen, zodat je geen nieuwsbrieven meer zult ontvangen.Wij gebruiken cookies om het gebruik van onze website te optimaliseren en beter inzicht te krijgen in het gebruik van de website en welke artikelen, vlogs, blogs en trainingen goed scoren bij onze bezoekers. Wij kunnen de informatie die je op de website hebt achtergelaten gebruiken om persoonlijke profielen te creëren teneinde onze reacties op je verzoeken aan te passen op je wensen. Wij kunnen deze informatie eveneens gebruiken om de beleving van onze website voor je te verlevendigen en om deze persoonlijker te maken. Voorts doen we onderzoek naar de artikelen en de trainingen om na te gaan welke goed zijn gelezen en/of aangeklikt en welke minder om zo te onderzoeken aan welke artikelen onze lezers behoefte hebben en aan welke trainingen om dusdoende de artikelen en de trainingen telkens beter op hun wensen en behoeften te kunnen laten aansluiten.We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid tenzij we van tevoren je toestemming hiervoor hebben verkregen.

Toestemming
Als je ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van je persoonsgegevens kun je deze te allen tijde intrekken.

Links
Onze websites bevat mogelijk links naar andere websites. Wij dragen geen verantwoordelijkheid voor de omgang van die partijen met je gegevens. Voor de omgang van die partijen met je persoonsgegevens verwijzen wij je naar het privacystatement van de website(s) die je bezoekt.

Klanten- en prospectbestand
Wij verwerken de gegevens van onze klanten en van onze prospect en suspects in een CRM-systeem met de naam Basenet en/of een CRM-systeem met de naam Otys. In het algemeen voeren wij persoonlijke gesprekken met onze klanten, prospects en suspects en stellen wij hen een flink aantal vragen om dusdoende in het kader van onze missie na te gaan waar de behoefte van de klant ligt teneinde hem te ontzorgen en hem tijd terug te geven zodat hij zich kan richten op zijn core business.Ook vragen wij aan onze (aankomend) klanten ons een aantal voor de behandeling van de zaak noodzakelijke gegevens te verstrekken. Deze gesprekken leggen wij in het algemeen vast in memo’s in Basenet en/of Otys. Soms krijgen wij van onze klanten de gegevens van de categorieën van betrokkenen zoals hierboven genoemd. Soms verwerken wij in het kader van de Wet Poortwachter bijzondere persoonsgegevens als een werknemer arbeidsongeschikt is. Wij proberen daarbij zoveel mogelijk te vermijden over de aard van de ziekte te spreken, maar slechts over de (on)geschiktheid van de betreffende werknemer voor het uitvoeren van (passende) werkzaamheden.

Welke gegevens verzamelen wij?
De gegevens die wij vastleggen zijn afhankelijk van de gegevens die wij van onze klanten ontvangen. Deze persoonsgegevens kunnen zichzelf betreffen, maar ook gegevens van de categorieën van betrokkenen zoals hierboven benoemd.Om onze dienstverlening te optimaliseren, leggen wij het in het gesprek met de klant besprokene vast, dit met uitzondering van de aard van de ziekte van de betrokkenen. Ook kunnen wij rechtstreeks dossiers met de benodigde documenten van de klanten (in het algemeen vakbonden en verzekeraars ontvangen. Wij kunnen al naar gelang wat de klanten ons hebben verteld en welke documenten wij in vervolg daarop van hen ontvangen de volgende categorieën van persoonsgegevens vastleggen: NAW-gegevens, geboortedatum, persoonlijke kenmerken, samenstelling van het gezin, beroep en betrekking, hoogte van het loon en overige emolumenten, duur van het dienstverband, gegevens over arbeids(on)geschiktheid, gegevens over functioneren, interesse in een training en lidmaatschap van een vakvereniging.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij verwerken de vrijwillig door onze klanten verstrekte persoonsgegevens om hen of hun leden/hun verzekerden te adviseren in de breedste zin van het woord, maar ook om hen te kunnen bijstaan in procedures, om hen een interim oplossing te bieden in geval van achterstand in werkzaamheden of ter vervanging van een afwezige medewerker. Daarnaast gebruiken we de gegevens om een training op maat te realiseren, om onze klanten strategisch of praktisch advies te geven of hen in het kader van onze missie op een andere wijze te ontzorgen met hun (juridische) problemen om hen de kans te bieden zich weer op hun core business te richten.Ook gebruiken wij de gegevens om onze klanten uit te nodigen voor onze trainingen of gebruik te maken van onze overige dienstverlening en/of om aan te bieden gebruik te maken van onze dienstverlening teneinde hun organisatie op juridisch gebied geheel te ontzorgen. Dit doen wij onder meer door het voeren van gesprekken met onze klanten/prospects en goed te luisteren om er dusdoende achter te komen hoe wij onze klant kunnen ontzorgen. Wij nemen daarbij het gehele plaatje voor ogen en proberen het probleem niet altijd strikt juridisch te benaderen, maar ook de financiële of organisatorische aspecten van een onderneming in ogenschouw te nemen, bijvoorbeeld door het geven van strategisch of praktisch advies, door hen bij te staan in rechte, door op maat gesneden trainingen of gerichte events te organiseren of verzorgen. Ook gebruiken wij de gegevens voor verzending van de factuur.

Toestemming
Als je ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van je persoonsgegevens kun je deze te allen tijde intrekken.

A2 legal academy
Onderdeel van onze dienstverlening aan onze klanten leden is de A2 legal academy. Deze academy is een eigen opleidingsinitiatief van A2 legal. De academy heeft diverse trainingen ontwikkeld naar aanleiding van constateringen en/of behoefte in de markt en/of van onze klanten en/of naar aanleiding van wetswijzigingen. Daarnaast maakt de academy trainingen op maat voor haar klanten

Welke gegevens verzamelen wij?
Als een deelnemer zich inschrijft voor een training, verzoeken wij hem de naam van de organisatie (meestal een onderneming), de naam van de deelnemer aan de training (de deelnemer zelf) en diens functie te verstrekken alsmede diens contactgegevens.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij verwerken de vrijwillig door onze deelnemers verstrekte persoonsgegevens om de inschrijving van de deelname aan de trainingen te registreren. Als een bepaalde training na enige tijd minder deelnemers heeft, gebruiken wij de gegevens (de aantallen inschrijvingen per training) ook om na te gaan aan welke trainingen onze klanten behoefte hebben. Wij gebruiken de contactgegevens om deelname te bevestigen en/of contact te kunnen opnemen bij onverhoopt wegblijven van de deelnemer.

Toestemming
Als je ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van je persoonsgegevens kun je deze te allen tijde intrekken.

Recruitment
Omdat veel opdrachtgevers enthousiast worden van onze praktische benadering, is A2 legal een snel groeiende onderneming. Om die reden zijn we voortdurend op zoek naar nieuwe talenten die zich in onze missie kunnen vinden. Kandidaten kunnen hun CV en motivatie aan ons mailen via recruitment@A2legal.nl. De CV’s komen dan binnen bij onze recruiter die de kandidaten al dan niet uitnodigt voor een kennismakingsgesprek.
Welke gegevens verzamelen wij?
De gegevens die de sollicitant ons verstrekt. In het algemeen verstrekken kandidaten ons ten minste hun NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, hun geboortedatum en -plaats, hun nationaliteit, hun opleidingsniveau, hun werkervaring, hun vaardigheden (en de talen die zij beheersen) en of ze al dan niet in het bezit zijn van een rijbewijs. Soms verstrekken zij ook hun foto en/of een vlog en/of vermelden zij gegevens over hun burgerlijke staat, hun gezinssamenstelling, hun vrijetijdsbesteding en interesses, een link naar hun LinkedIn-profiel en/of eventueel een link naar hun persoonlijke website.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij verwerken de vrijwillig door de kandidaten verstrekte persoonsgegevens om na te gaan of zij geschikt zijn voor de openstaande functie en ze naar aanleiding van dat oordeel al dan niet uit te nodigen voor een gesprek en een sollicitatieprocedure te starten met het doel een geschikte kandidaat voor de openstaande functie(s) te vinden.

Einde van de procedure
Een procedure eindigt ofwel doordat de kandidaat wordt afgewezen ofwel doordat een talent zich bij ons team aansluit. Soms hebben we geen geschikte functie voor een veelbelovende kandidaat voorhanden, maar houden we wel graag contact. Op dat moment vragen we of we het CV en de bijbehorende motivatiebrief voor een periode van een jaar mogen bewaren. Na een jaar nemen we opnieuw contact met hem op om na te gaan hoe het met hem gaat en hem in de gelegenheid te stellen zijn gegevens aan te vullen of ons alsnog om vernietiging van de gegevens te verzoeken.

Toestemming
Als je ons toestemming hebt verleend voor het bewaren van je CV en/of motivatiebrief kun je deze te allen tijde intrekken.

Personeelsdossiers
Als je bij ons in dienst treedt, vragen we je je de relevante diploma’s te overleggen en als de functie daarom vraagt ook een verklaring omtrent gedrag. Ook vragen we je een loonbelastingformulier in te vullen en ons een kopie van je paspoort te verstrekken. Deze gegevens voegen we in je personeelsdossier. Ook sturen we je de arbeidsovereenkomst in tweevoud met het verzoek beide documenten te ondertekenen. Eén van deze twee exemplaren voegen we aan je personeelsdossiers toe. Gedurende het dienstverband voegen wij daar gespreksverslagen (van onder meer plannings- en evaluatiegesprekken) aan toe. Mogelijk voegen we daar nog nader te sluiten overeenkomst aan toe, waarbij te denken valt aan studieovereenkomsten, leaseovereenkomsten, nieuwe arbeidsovereenkomsten etc. In geval van arbeidsongeschiktheid voegen we daar nog een plan van aanpak en alle overige documenten die nodig zijn voor naleving van de Wet Poortwachter aan toe.

Welke gegevens verzamelen wij?
De gegevens die de medewerker ons verstrekt, te weten NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, hun geboortedatum en -plaats, IBAN, nationaliteit, opleidingsniveau, werkervaring, vaardigheden (talen, software, communicatieve vaardigheden), bezit van rijbewijs, foto en/of een vlog, gegevens over de burgerlijke staat, de gezinssamenstelling, vrijetijdsbesteding en interesses, een link naar zijn LinkedIn-profiel, link naar zijn persoonlijke website en afschriften van bovengenoemde documenten.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij verwerken de vrijwillig door de medewerkers verstrekte persoonsgegevens ter naleving van de Wet (Wet op de Loonbelasting, Wet op de Identificatieplicht), ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst (betaling van loon) en op grond van een gerechtvaardigd belang: te blijven monitoren of onze werknemers nog op hun plek zitten of ze voldoende ruimte krijgen zich te ontwikkelen, of ze hun talenten optimaal kunnen inzetten en gebruiken etc.

Belang van privacy
Vanzelfsprekend vinden wij de privacy van onze werknemers van groot belang. Om die reden gaan wij zorgvuldig met hun gegevens om en verstrekken we ze zonder toestemming niet aan derden. Ook andersom vinden wij het van belang dat onze medewerkers het belang van privacy kennen. Om die reden verzorgen wij interne trainingen om het bewustzijn te vergroten.

Einde van het dienstverband
Als een medewerker onze onderneming verlaat, gelden verschillende bewaartermijnen, welke in het navolgende aan de orde komen.

Toestemming
Als je ons toestemming hebt verleend voor het gebruik van je foto en/of je vlog kun je deze te allen tijde intrekken.

Nieuwsbrief
We houden betrokkenen van ons netwerk graag op de hoogte van alle ontwikkelingen in onze organisatie en binnen ons vakgebied. Om die reden versturen wij nieuwsbrieven. Je kunt je via het contactformulier op onze website inschrijven voor onze nieuwsbrief. Klik hier als je je voor onze nieuwsbrief wilt aanmelden.

Welke gegevens verzamelen wij?
Om onze nieuwsbrieven te versturen, verzamelen wij de e-mailadressen van geïnteresseerden.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Voor het verzenden van de nieuwsbrief aan geïnteresseerden.

Toestemming intrekken/uitschrijven nieuwsbrief
Als je geen nieuwsbrief van ons meer wilt ontvangen, kun je eenvoudig de verzending van de nieuwsbrief staken door in de mail op de knop ‘uitschrijven nieuwsbrief’ te klikken. Je persoonsgegevens worden dan verwijderd uit de lijst. Je kunt ook hier klikken als je je wilt afmelden voor onze nieuwsbrief.

Cookies
Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten en de bezoeken aan onze website, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen en onze website kunnen optimaliseren.Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op je computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe de site gebruikt wordt. De door de cookies gegenereerde informatie over het gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van VisualBits of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, om rapporten over de websiteactiviteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot websiteactiviteit en internetgebruik.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij gebruiken cookies om het gebruik van onze website te optimaliseren en beter inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Wij kunnen de informatie die gebruikers op de website hebben achtergelaten gebruiken om persoonlijke profielen te creëren teneinde onze reacties op de verzoeken aan te passen op de behoeften van gebruikers. Wij kunnen deze informatie eveneens gebruiken om de beleving van onze website te verlevendigen en om deze persoonlijker te maken.

Toestemming intrekken
De toestemming die je hebt verleend voor het gebruik van cookies kun je te allen tijde intrekken. Je kunt deze eenvoudig intrekken door onderstaande stappen te ondernemen.

Cookies uitzetten
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt je browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om jou een bericht te sturen dat een cookie is verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en/of andere websites, niet correct functioneren als cookies in je browser zijn uitgeschakeld. Voor instructies over het uitschakelen van je cookies kun je hier klikken.

Rechten van betrokkenen
Wij vinden een transparant privacystatement van belang. Ook vinden wij het belangrijk je te wijzen op de rechten die je kunt uitoefenen. Als betrokkene heb je het recht je persoonsgegevens in te zien en om (te verzoeken om) ze te (laten) corrigeren, aan te vullen, te verwijderen en/of af te schermen.Omdat wij met privacygevoelige gegevens (de hoogte van het loon, de overige emolumenten, de wijze van functioneren, een geschil met de buren, de al dan niet geschiktheid voor het uitvoeren van werkzaamheden) werken, vinden wij het van groot belang dat derden niet met de privégegevens van onze klanten aan de haal kunnen gaan en met slechts een e-mail om inzage van hun gegevens kunnen verzoeken. Om die reden vinden wij het van belang dat onze klanten of andere betrokkenen uitsluitend inzage in hun gegevens kunnen verkrijgen als ze daarom persoonlijk verzoeken, zodat we de identiteit van de verzoeker met zekerheid kunnen vaststellen.Om het eenvoudiger te maken, is het mogelijk om bijvoorbeeld tijdens een intakegesprek, het volgen van een training of als je op andere wijze toch op ons kantoor moet zijn om inzage te verzoeken. Het is wel zo praktisch dat je dit van tevoren aan ons mededeelt, zodat onze privacymedewerker aan je verzoek kan voldoen. Je kunt je inzageverzoek aankondigen via het mailadres: privacy@a2legal.nl. Je kunt daarin bijvoorbeeld ook om kopieën van je gegevens verzoeken. Wij kunnen deze dan voor je gereed hebben liggen. Ook hierbij geldt dat het praktisch is dat we dat van tevoren weten, zodat we de gegevens voor je kunnen meenemen naar het gesprek en/of de training.Je kunt ons tevens verzoeken de van jou bekende gegevens aan te vullen, te verbeteren, te corrigeren en/of te verwijderen. Ook hebben betrokkenen het recht op rectificatie en het wissen van hun gegevens (het recht op vergetelheid). Wij zullen de gegevens verwijderen als ze feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet ter zake doen voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld of als we ze op een andere manier in strijd met een wet hebben gebruikt. Als je dat wilt, zullen we je gegevens volledig wissen, zodat je niet meer bij ons bekend bent.Je hebt het recht om de gegevensverwerking te beperken. Dat willen zeggen dat je ons kunt verzoeken een deel van de gegevensverwerking te staken en een ander deel wel voort te zetten. Ook heb je het recht op dataportabiliteit. Dat willen zeggen dat wij jouw gegevens op gecomprimeerde wijze aan je leveren, zodat je ze op eenvoudige wijze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt verstrekken.Je kunt ook bezwaar maken tegen de gegevensverwerking als je van mening bent dat jouw specifieke belangen zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang tot verwerking ervan. Als je bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking zullen we je bezwaren wegen en vervolgens een weloverwogen besluit nemen ten aanzien van de gegevensverwerking. Als je het daarmee niet eens bent of als je overigens bezwaar hebt tegen de wijze waarop wij met je gegevens omgaan, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt de klacht eenvoudig indienen via de website van de AP.Ook heb je het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluiten, het recht om een doeltreffende voorziening in rechte in te stellen en recht op schadevergoeding als sprake is van privacyschending. Tot slot hebben betrokkenen nu ook collectief een actierecht.Als je vragen of opmerkingen hebt of gebruik wilt maken van één van de genoemde rechten kun je contact opnemen via het mailadres: privacy@a2legal.nl.Om aan onze informatieplicht te voldoen, plaatsen wij dit privacystatement op onze websites. Aan nieuwe klanten sturen we een exemplaar van dit privacystatement per mail als bijlage bij de overeenkomst van opdracht en de algemene voorwaarden. Onderaan onze mails vind je in de disclaimer eveneens een link naar dit privacystatement.

Profiling
A2 legal maakt geen gebruik van profiling. Ook onderwerpen wij onze klanten niet aan geautomatiseerde besluiten.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens van onze deelnemers te beveiligen. We zorgen ervoor dat de beveiliging van de persoonsgegevens gelet op de stand van de techniek voldoende is om onrechtmatige verwerking, ongeoorloofde toegang, aanpassing, openbaarmaking of verlies van gegevens zoveel mogelijk tegen te gaan. Voor zover dat mogelijk is zorgen we voor encryptie van de gegevens. Alleen de medewerkers die daartoe uit hoofde van hun functie bevoegd zijn, hebben toegang tot de persoonsgegevens. Zij zijn daarbij contractueel gebonden aan een geheimhoudingsbeding. Wij gebruiken de persoonsgegevens bovendien alleen voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen.Op ons kantoor geldt een privacybeleid, waarin het belang van gegevensbescherming uitgangspunt is. Dit beleid overhandigen wij aan al onze medewerkers, dus ook aan zzp’ers en overige opdrachtnemers die wij inschakelen en aan stagiaires en uitzendkrachten. Ons privacybeleid behelst onder meer een clean desk policy en een clean screen policy, het verbod om wachtwoorden op te slaan, het verbod om persoonsgegevens voor privédoeleinden te bekijken of te verwerken en het verbod op persoonsgegevens op een lokale schijf op te slaan. Wij hebben een training aan onze medewerkers geboden om hun bewustzijn ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens te vergroten.Wij werken uitsluitend samen met betrouwbare verwerkers met wie wij deugdelijke overeenkomsten hebben gesloten.

MELDPLICHT DATALEKKEN
Als persoonsgegevens in handen van een onbevoegde terecht komen, spreken we van een datalek. In de praktijk is vaak sprake van een datalek als een medewerker per ongeluk zijn laptop, telefoon en/of een usb-stick in het openbaar vervoer of een andere openbare plek heeft laten liggen of als deze zijn gestolen. Maar ook kan er sprake zijn van een datalek als de gegevens van een onderneming zijn gehackt, als een medewerker per ongeluk een bestand met persoonsgegevens per e-mail aan een onbevoegde verstuurt of als computerbestanden op een andere wijze zijn uitgelekt.A2 legal registreert alle (kleine en grote) datalekken intern. Als sprake is van een datalek met een aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of als die gevolgen zich al hebben verwezenlijkt, meldt A2 legal het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. A2 legal meldt het datalek ook aan degene wiens gegevens het betreft als het naar alle waarschijnlijkheid ongunstige gevolgen heeft of zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer en A2 legal geen zwaarwegende redenen heeft tot het achterwege laten van de melding.

Bewaartermijnen
In beginsel bewaren wij je gegevens zolang als dat nodig is. Voor nieuwsbrieven betekent dat dat wij je gegevens bewaren tot het moment dat je je voor de nieuwsbrief hebt uitgeschreven. Alsdan zullen ze worden vernietigd. Voor onze sollicitanten betekent dit dat wij hun CV en de motivatiebrief het eind van de procedure wissen, tenzij we de sollicitant aannemen of tenzij de sollicitant ons toestemming verleent deze documenten te bewaren.Voor onze opdrachtgevers, hun werknemers, hun wederpartijen en hun gemachtigden betekent dat wij hun gegevens ten minste gedurende de looptijd van het geschil actief bewaren.Vervolgens zullen we de dossiers archiveren en op inactief bewaren. De bewaartermijn voor zaakdossiers ligt in beginsel op vijf jaar, maar kan oplopen tot twintig jaar op grond van aansprakelijkheid op basis van artikel 3:310 van het Burgerlijk Wetboek (BW).Voor onze voormalig werknemers geldt dat wij de gespreksverslagen ten hoogste twee jaar bewaren, maar het verstrekte kopie van het paspoort op grond van de wet vijf jaar moeten bewaren en de gegevens ter zake aangifte de loonbelasting zeven jaar. Ook houden wij de e-mailadressen van de werknemers nog enige tijd actief. Hiervoor geldt een intern protocol.

Derden en verwerkers
Zonder jouw toestemming delen wij je informatie niet met derden (en dus zeker niet met adverteerders). Wij delen je gegevens alleen als het op jouw uitdrukkelijke verzoek geschiedt.Wel kunnen wij je persoonsgegevens verstrekken aan zogenaamde verwerkers die in opdracht van ons een dienst aan je leveren, waarbij je persoonsgegevens alleen zullen worden gebruikt voor het uitvoeren van die dienst. Deze verwerkers zijn niet gerechtigd deze gegevens voor eigen doeleinden te gebruiken. Wij verzamelen de persoonsgegevens bijvoorbeeld in Basenet en Otys. Met Basenet en Otys hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerkers verklaren van een passend technisch en organisatorisch beveiligingssysteem gebruik te maken.

Wijzigingen
A2 legal behoudt zich het recht haar privacystatement te wijzigen. Als sprake is van wezenlijke wijzigingen zullen wij je daarvan bij nieuwsbrief of e-mailbericht op de hoogte stellen.De laatste versie van dit privacystatement dateert van 27-12-2019.

Vragen, feedback en contact
Met dit privacystatement en cookiebeleid hebben we je duidelijkheid willen geven over de wijze waarop wij met je gegevens omgaan. We controleren regelmatig of we aan dit privacystatement en cookiebeleid voldoen. Als je vragen over dit privacybeleid hebt, kun je contact met ons opnemen:

A2 legal
Parade 18, 5211 KL ‘s-Hertogenbosch
Klik hier om je vraag via mail te versturen